Đây là hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho tiêu chuẩn trong hệ thống quản lý.
- Perpetual Inventory là phương pháp kiểm kê liên tục/thường xuyên và cập nhật số liệu ngay khi có các hoạt động phát sinh như bán hàng làm giảm tồn kho và tăng doanh thu
- Periodic Inventory là phương pháp kiểm kê định kì, trái ngược là tới kì thì ngừng các hoạt động để kiểm tra đối chiếu chứng từ và ghi nhận vào bút toán. Từ khi có các hệ thống công nghệ thông tin và tích hợp thì gần như phương pháp kiểm kê thường xuyên trở thành tiêu chuẩn hoạt động
Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho cung cấp một cái nhìn chi tiết về những thay đổi trong hàng tồn kho với báo cáo ngay lập tức về số lượng hàng tồn kho trong kho, và phản ánh chính xác mức độ hàng hóa trong tay.
Trong hệ thống kê khai này, một công ty không lưu giữ hồ sơ tồn kho chi tiết của sản phẩm, thay vào đó, thì ghi lại việc mua hàng như một khoản ghi nợ vào cơ sở dữ liệu hàng tồn kho.
Lợi ích
Phương pháp kiểm kê thường xuyên sẽ được thiết lập một hệ thống kiểm soát sự thay đổi về mức tồn kho khi hàng tồn kho giảm và chi phí bán hàng tăng lên bất cứ khi nào một hành động bán hàng được thực hiện.
Báo cáo hàng tồn kho được truy cập trực tuyến vào bất cứ lúc nào, giúp quản lí mức tồn kho dễ dàng hơn và cho biết tiền mặt cần thiết để mua thêm hàng tồn kho.
Việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện thường xuyên giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản, không duy trì lượng hàng tồn kho.
Sử dụng mô hình đặt hàng kinh tế (Economic order quantity - EOQ) cho hệ thống kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho giúp công ty dễ dàng hơn trong mua hàng tồn kho. Mô hình đặt hàng kinh tế là công cụ quản lí công thức sử dụng để quyết định khi nào nên mua hàng tồn kho và EOQ xem xét chi phí để giữ hàng tồn kho, cũng như chi phí của công ty để đặt hàng tồn kho.
Việc tính chi phí tồn kho
Các công ty có thể chọn một trong những phương pháp để tính chi phí hàng tồn kho, nhưng tổng chi phí hàng tồn kho sẽ bằng nhau dù sử dụng phương pháp nào.
Sự khác biệt giữa các phương pháp là thời điểm khi chi phí hàng tồn kho được ghi nhận và chi phí hàng tồn kho được bán ghi vào tài khoản chi phí bán hàng.
Phương thức nhập trước xuất trước (FIFO) giả định các mặt hàng ở trong kho lâu nhất sẽ được bán trước, trong khi phương thức nhập sau xuất trước (LIFO) giả định các mặt hàng vừa mới được nhập kho sẽ được bán trước.
Doanh nghiệp có thể đơn giản hóa qui trình tính chi phí hàng tồn kho bằng cách sử dụng phương pháp chi phí bình quân gia quyền.