Hiểu rõ remote và hybrid

Mọi người vẫn đang nói về làm việc remote và hybrid vì nó là một xu hướng hiện nay. Làm một quản lý bạn dĩ nhiên phải nắm vững các khái niệm này và sự quan trọng của chúng.

• Remote (làm việc từ xa) là hình thức mọi người làm việc ở một nơi nào đó không phải là văn phòng hoặc trụ sở công ty. Có thể làm việc tại nhà, tại không gian làm việc chung hoặc thậm chí trên bãi biển.

• Hybrid là kết hợp làm việc tại văn phòng và remote. Tùy vào chính sách cụ thể của công ty, mọi người sẽ tự bố trí thời gian làm việc tại văn phòng hay từ xa theo lịch thường được thống nhất trước

Là người quản lý, nhiệm vụ của bạn là dọn đường cho nhóm của mình thực hiện công việc tốt nhất bất kể làm theo hình thức nào, tại văn phòng hay từ xa. Điều này đặc biệt quan trọng vì cuộc cải tổ lớn vẫn chưa kết thúc. Theo Harvard Business Review, 52% thế hệ Z và thế hệ Millennials đang cân nhắc việc thay đổi nhà tuyển dụng trong năm tới. Khi được hỏi những người tìm việc tiềm năng này muốn gì từ một nhà tuyển dụng mới, câu trả lời là một nền văn hóa tích cực, phúc lợi, thời gian nghỉ phép hơn hai tuần và tính linh hoạt. Những người quản lý đấu tranh cho đội của mình hiểu rằng việc bảo vệ sự thịnh vượng của đội là ưu tiên hàng đầu, nhưng bạn phải bắt đầu từ đâu?

Bắt đầu bằng việc hỏi nhân viên xem họ muốn gì. Mọi người đều có những ưu tiên khác nhau, nhưng kể từ khi xảy ra đại dịch, 47% nhân viên có xu hướng đặt cuộc sống gia đình và cá nhân lên trên công việc, và 53% có nhiều khả năng ưu tiên sức khỏe và phúc lợi hơn công việc. Khi bạn hỏi mọi người xem họ muốn gì, bạn cũng tạo ra một khuôn khổ tin cậy và giao tiếp. Vì vậy, hãy liên hệ với nhóm của bạn và đặt những câu hỏi trực tiếp, chân thành về tâm trạng, mức năng lượng và khối lượng công việc. Tham gia vào việc giúp nhân viên của bạn lập kế hoạch cho công việc, dự án và lịch nghỉ phép của họ, đồng thời tích cực khuyến khích nhóm của bạn tránh xa thiết bị di động hoặc máy tính khi họ cần nghỉ ngơi để phục hồi sức khỏe bất kể họ làm việc ở đâu.

Tiếp theo, hãy làm cho nhóm của bạn cảm thấy được nhìn nhận, được lắng nghe và có giá trị ở mọi nơi trên hành tinh. Rất nhiều thời gian có thể bị lãng phí vào các cuộc họp kém hiệu quả, xung đột giữa các bộ phận và thiếu sự gắn kết trong nhóm và cách làm việc mới này có thể khiến mọi chuyện trở nên tệ hơn. Chris Herd là người sáng lập và CEO của Firstbase tin rằng sự hòa nhập kỹ thuật số bắt đầu bằng việc chọn kiểu làm việc cho nhóm của bạn, đầu tiên là từ xa hoặc văn phòng.

Nếu nhóm bạn làm việc remote, hãy thiết lập chính sách tất cả nhân viên phải online trong giờ làm việc trên các room chat sẵn sàng và tốt nhất là voice để tiện tay ới phát là được.

Nếu nhóm bạn làm việc tại văn phòng, nên tạo ra các quy tắc cơ bản nhằm đảm bảo rằng tất cả tiếng nói và ý tưởng của mọi người đều được đưa vào một cách công bằng khi nhóm của họ tập hợp lại với nhau.

Cuối cùng, nhiệm vụ của bạn là giúp các thành viên trong nhóm luôn được sếp và ban lãnh đạo biết đến. Bạn có thể không cảm thấy mình có nhiều quyền lực, nhưng bạn có thể kiểm soát cách bạn quản lý và thu hút sự chú ý của nhân viên. Với tư cách là người quản lý, bạn rất dễ cảm thấy bị chia cắt giữa các ưu tiên cạnh tranh của công ty và việc thay đổi nhiệm vụ. Thay vì cảm thấy bế tắc, hãy tận dụng không gian, tiếp cận và trở thành cầu nối giữa nhân viên và đội ngũ lãnh đạo của bạn.

Lúc nào đó, tôi hy vọng tất cả mọi người sẽ ngừng nói về công việc remote và hybrid và nó sẽ trở thành công việc bình thường. Dĩ nhiên tôi biết ngày đó không thể đến sớm được.

Dập tắt xung đột trước khi nó kéo tất cả xuống

Xung đột xảy ra là đương nhiên vì những người hết lòng quan tâm đến công việc sẽ có những bất đồng quan điểm. Tuy nhiên, chiến đấu vì đội của mình đồng nghĩa với việc ngăn chặn và chấm dứt tranh chấp. Ngay cả khi bạn là người né tránh xung đột, bạn vẫn cần giúp nhân viên của mình đạt được những thỏa hiệp lành mạnh và giải pháp hiệu quả khi họ không thể tự tìm ra giải pháp.

Một sự thỏa hiệp lành mạnh là gì? Đó là sự kết thúc của một cuộc xung đột mang lại lợi ích lâu dài nhất cho cả hai bên. Tha thứ, tin tưởng, nhìn nhận tình huống từ quan điểm của người khác. Một sự thỏa hiệp lành mạnh bắt nguồn từ sự đồng cảm và lòng trắc ẩn. Bạn sẽ biết mình đang đi đúng hướng khi nhân viên của bạn nỗ lực một chút để tìm ra điểm chung.

Một giải pháp hiệu quả là một quá trình không cảm xúc, phản ánh con đường tốt nhất phía trước cho nhóm. Có thể các bên đồng ý về sự không đồng ý và tiến về phía trước. Hoặc có thể họ tạo ra một thỏa hiệp về mong đợi lẫn nhau là gì. Một giải pháp hiệu quả chỉ là nhắm vào kết quả công việc chung và không mang lại cảm giác tốt bằng một sự thỏa hiệp lành mạnh. Nhưng điều quan trọng là nhóm của bạn tiến về phía trước và tập trung vào công việc.

Tôi biết bạn không nhất thiết phải làm việc trong lĩnh vực nhân sự, nhưng những người quản lý đấu tranh cho đội của họ sẽ hướng dẫn mọi người cách đạt được sự thỏa hiệp lành mạnh hoặc giải pháp hiệu quả. Làm thế nào để bạn làm điều đó?

Bắt đầu với việc suy nghĩ vì mọi người tin tưởng vào tầm nhìn của người quản lý của họ. Bạn thấy tình huống này được giải quyết như thế nào? Bạn có thể xác định một sự thỏa hiệp mà cả hai bên đều nhượng bộ một chút không? Có giải pháp nào để người lao động có thể đồng ý không đồng ý và quay lại làm việc không? Nếu bạn có thể thấy câu trả lời, bạn có thể xây dựng một buổi huấn luyện hoặc thảo luận trong đó bạn dẫn dắt cả hai bên trên hành trình khám phá bản thân, nơi họ hiểu được giải pháp thực tế ngay trước mắt họ.

Sau đó là chia sẻ trải nghiệm. Ví dụ: bạn có đang tranh chấp với đồng nghiệp không? Chia sẻ điều đó; không thành vấn đề nếu câu chuyện khiến bạn trông giống một anh hùng hay một nhân vật phản diện. Đó là về sự khiêm tốn và thể hiện bạn là chính bạn.

Cuối cùng, thực hiện thật nhanh. Việc giải quyết xung đột bằng tất cả tình cảm và cảm xúc ngay bây giờ đã khó, nhưng vấn đề kéo dài lại càng phức tạp hơn. Mọi tương tác trong tương lai đều bị ảnh hưởng bởi sự bất đồng chưa được giải quyết và điều đó dễ xảy ra hơn nếu nhóm của bạn làm remote hoặc hybrid, vì giao tiếp kỹ thuật số có thể chứa đầy hiểu lầm mà xung đột giết chết tâm trạng và cảm hứng làm việc.

Vì vậy, hãy là người quản lý đấu tranh cho nhóm của bạn bằng cách can thiệp và huấn luyện nhân viên cách giải quyết tranh chấp của họ. Và đừng quên phải nhanh mà vẫn thận trọng. Bạn có đang giải quyết hoặc tránh xung đột đang xảy ra trong nhóm của mình không? Hãy coi đây là một dấu hiệu. Hãy yêu cầu sự giúp đỡ từ bộ phận nhân sự, người cố vấn hoặc sếp của bạn và đấu tranh cho nhóm của bạn bằng cách giải quyết xung đột này ngay hôm nay.

Thể hiện sự ghi nhận và lòng biết ơn mỗi ngày

Công nhận, đánh giá cao và biết ơn là những cách hiệu quả nhất để giữ cho nhóm của bạn vui vẻ, gắn kết và kết nối với sứ mệnh của công ty. Bạn không tin rằng nó có thể dễ dàng như vậy? Mike Robbins là tác giả, diễn giả và nhà tư vấn, người đã viết một bài báo hay trên Harvard Business Review. Mike định nghĩa sự công nhận là hành động đưa ra những phản hồi tích cực về những thành tựu liên quan đến công việc. Đánh giá cao là việc thừa nhận giá trị vốn có của nhân viên là vui tính, giàu lòng nhân ái, đúng giờ hoặc bất kể họ là ai, với tư cách là con người. Và lòng biết ơn chính là nói lời cảm ơn và nêu cụ thể lý do tại sao sự đóng góp của nhân viên lại thực sự quan trọng.

Khi bạn ghi nhận và đánh giá cao nhóm của mình cũng như cảm ơn họ vì đã làm việc chăm chỉ, bạn sẽ làm được nhiều điều hơn là chỉ chiến đấu vì nhóm của mình. Bạn tạo ra một nền văn hóa có ý nghĩa với lợi thế cạnh tranh. Một cuộc khảo sát gần đây của công ty Workhuman cho thấy gần 2/3 nhân viên tin rằng việc gửi hoặc nhận lời cảm ơn trong thời kỳ đại dịch sẽ thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn. Và bởi vì cuộc cải tổ lớn vẫn là vấn đề nên sẽ hữu ích nếu bạn biết rằng sự công nhận, đánh giá cao và lòng biết ơn có thể tác động tích cực đến doanh thu. Trên khắp các ngành, chẳng hạn như công nghệ, dược phẩm và sản xuất, Workhuman báo cáo rằng việc nhận được hơn 5 khoảnh khắc được ghi nhận trong một năm, điều gì đó đơn giản như một lời cảm ơn, sẽ làm giảm doanh thu từ 15% xuống 7%. Vậy làm thế nào và khi nào bạn ghi nhận, đánh giá cao và cảm ơn nhóm của mình? Những nơi làm việc tuyệt vời tin rằng có rất nhiều khoảnh khắc xứng đáng được ghi nhận. Với tư cách là người quản lý, bạn có quyền quyết định đâu là một phần của chương trình công nhận chính thức và đâu là cách cư xử tốt. Vì vậy, đây là lời khuyên của tôi, cảm ơn bạn sẽ không bao giờ lãng phí, không bao giờ. Và sự ghi nhận phải kịp thời để nhóm của bạn có thể kết nối những khoảnh khắc tri ân với những thành tựu gần đây của họ. Và đây là điều quan trọng khác, bạn có thể nói, cảm ơn bạn theo nhiều cách khác nhau. Tất nhiên, tiền mặt là một cách nhanh chóng để thể hiện lòng biết ơn, nhưng bạn có thể lên mạng và tìm kiếm những ý tưởng không tốn kém, chi phí thấp, dễ thực hiện để cảm ơn nhân viên. Muốn một ít? Bạn có thể nhận ra một thành viên trong nhóm của mình trong bản tin toàn công ty hoặc viết email cho Giám đốc điều hành của bạn nêu bật những thành tích của ai đó trong nhóm của bạn và CC cho nhân viên đó. Một số nhà quản lý lo lắng về việc tạo ra một nền văn hóa nơi mọi người đều có được danh hiệu. Những người quản lý đó đã sai, rất sai. Những nhân viên được cảm ơn trong 30 ngày qua cho biết họ cảm thấy ít căng thẳng hơn đáng kể so với những đồng nghiệp chăm chỉ khác và những nhân viên được cảm ơn trong 30 ngày qua có khả năng tin tưởng vào đội ngũ lãnh đạo của họ cao gần gấp đôi.

Vì vậy, có thể đừng thực hiện chính sách khen thưởng mà hãy bắt tay vào việc tạo ra những cách thức chính thức và không chính thức để ghi nhận, đánh giá cao và cảm ơn nhóm của bạn. Hãy tạm dừng, nghĩ về việc tí nữa hay ngay sáng mai nói với một người trong nhóm của bạn rằng, cảm ơn bạn vì điều họ đã làm trong tuần này. Hãy cụ thể và đừng trì hoãn, hãy làm ngay bây giờ. Sự công nhận là một công cụ mạnh mẽ và bạn có thể làm cho ngày của họ tốt hơn một chút. Và đó không phải là ý nghĩa thực sự của việc trở thành một người quản lý chiến đấu vì đội của họ sao?

Nhớ ngày đầu của bạn

Trở thành người quản lý là một trong những công việc mà mọi người đều nghĩ rằng họ có thể làm được, nhưng rất ít người có được sự kết hợp phù hợp giữa tính cách, kỹ năng và lòng can đảm để làm tốt công việc đó, nhưng bạn thì có nếu:

• Bạn tin vào việc hiểu biết về nhân viên của mình ở cấp độ con người.

• Bạn đầu tư vào sự thành công của họ và bạn hỗ trợ các thành viên trong nhóm của mình, những người đam mê đổi mới và cộng tác.

Hãy nhớ lại những ngày đầu đi làm.

• Ai đã xuất hiện vì bạn?

• Ai đã cho bạn sự thoải mái khi bạn mắc lỗi?

• Ai đã dạy bạn sức mạnh của việc đầu tư vào việc học tập và phát triển của bạn?

• Và nếu không có ai làm vậy, làm thế nào bạn có thể tránh mắc phải những sai lầm trong quá khứ với đội ngũ hiện tại của mình?

Trở thành người quản lý không bao giờ là dễ dàng, nhưng bạn không ở đây để làm công việc dễ dàng. Bạn ở đây để giúp tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của nhân viên. Vì vậy, hãy ra ngoài và chiến đấu cho nhóm của bạn, trở thành một người có ảnh hưởng đáng nhớ gắn bó với họ và đóng vai trò là một ví dụ tích cực, mang tính hướng dẫn về việc một người quản lý và một con người có thể trở thành ai.